Si bien en México el control de asistencia de los trabajadores no es una práctica obligatoria para las empresas, existen diversos motivos para implementarlo. La reforma laboral del 2019 amplió ciertos derechos a los empleados, y dentro de las nuevas disposiciones, se prohibió el descuento de los salarios, por ejemplo, por faltas o ausencias, sin que exista un aviso previo al colaborador sobre el tipo y causa de las deducciones a su sueldo. Es aquí donde la integración de un reloj checador a la gestión de personal toma importancia con el registro de entradas y salidas.
Pero más allá del aspecto legal, los relojes checadores son herramientas que permiten a las empresas llevar un control adecuado sobre la asistencia de los trabajadores registrando todas las incidencias, ausencias, vacaciones, incapacidades y faltas, lo que a corto y mediano plazos, genera ahorros en tiempos y una centralización de la información para un mayor control.
Al presentar su nueva herramienta de control de asistencia, llamada Sesame WhatsApp, expertos de Sesame HR, desarrollador de tecnología e innovación para la gestión de recursos humanos, dieron a conocer los beneficios de llevar un adecuado control de asistencia.
- Gestión de incidencias en el pago de nóminas. Con la reforma laboral de 2019, se estipula que los salarios de los trabajadores no pueden sufrir ningún tipo de descuento no contemplado en la ley. Para ello, la Ley Federal del Trabajo (LFT) también describe los tipos de jornadas y su duración. Los relojes checadores permiten medir individualmente cada jornada y contar con evidencias ante algunas incidencias que puedan afectar el salario de los colaboradores.
- Regulación de las jornadas laborales. La LFT también establece el derecho que tienen los trabajadores a contar con horarios de descanso y al pago de horas extras, entre otros. Para manejar esta información que el trabajador debe conocer, se requiere de un sistema de registro que facilite el cálculo de la jornada laboral. Los relojes checadores permiten las omisiones de registro de los trabajadores y registrar de modo correcto las horas. Los checadores eliminan errores evitando descuidos y confusiones.
- Control de ausencias y horas extras. De acuerdo con datos de Ultimate Kronos Group al presentarse una ausencia, 51% de las empresas distribuyen las labores entre quienes trabajan ese día, mientras que 43% hace el pago de horas extras para que los demás colaboradores realicen el trabajo. Asimismo, si bien la jornada de trabajo en México es de 8 horas diarias con un máximo de 48 horas semanales, de acuerdo a la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo (ENOE), 30% de los mexicanos trabajan más.
Lo anterior, puede traducirse en exceso de gastos por pago de horas extra o en desgaste de los trabajadores, lo que puede aumentar el ausentismo y la rotación. Un reloj checador puede configurarse de acuerdo al tipo de jornada laboral para llevar un mejor control permitiendo una gestión más eficaz de las horas extra y ausencias. - Nuevas modalidades horarias y laborales. Durante la pandemia, las modalidades como el home office y la flexibilidad reinaron, y hoy en día siguen siendo muy valoradas por los colaboradores. Sin embargo, las empresas suelen resistirse argumentando una falta de control. Las apps de relojes checadores aportan las facilidades necesarias para llevar dicho control. En el caso de los horarios flexibles, el colaborador sólo necesita fichar sus entradas y salidas. Un software lleva la suma del horario trabajado para que sepa cuánto le falta para cubrir su jornada.
Los colaboradores en modalidades híbridas y de home office pueden realizar sus registros a través de dispositivos móviles, ahora también mediante Whatsapp, o que cuenten con lectura de huella digital o cualquier otro método biométrico. - Eficiencia en la toma de decisiones. Al contar con una mayor cantidad de datos acerca de los horarios de los trabajadores, se pueden tomar decisiones más informadas y acertadas. Por ejemplo, se pueden hacer lecturas de productividad relacionando el tiempo laborado contra el resultado obtenido o evaluar el compromiso de cada trabajador al revisar su puntualidad y asistencia. Con ello, puedes establecer estrategias anticipadas para evitar problemas como las ausencias o la impuntualidad.
A la pregunta, sobre ¿cuáles son los tipos de checadores y cuál me conviene implementar? Javi Rayón, Director de producto e innovación de Sesame HR, aseguró que “ello dependerá de variables como la cantidad de colaboradores, la manera en que identifican a los mismos y las diferencias de turnos, así como giro de cada empresa; sin embargo, los más recomendable son aquellos de nueva generación que se integren a un software de gestión de personal”.
Algunos de los relojes checadores más recurrentes son:
- Tradicionales. Los más antiguos. Si bien, permiten hacer el registro de las entradas y salidas, carece de la facilidad para procesar la información. No hacen una adecuada identificación de la persona, por lo que puede haber suplantación de identidad.
- Electromecánicos. Se usan en empresas con alta cantidad de trabajadores. Son robustos y de larga duración. El registro se hace a través de tarjetas pre impresas que guardan el registro individual. Una de sus desventajas es que requieren que cada mes se ajuste el conteo de los días, pues no lo hace de manera automática.
- Biométricos. No requieren del contacto físico con un dispositivo. Funcionan con un reconocimiento facial o de la palma de la mano.Tienen una alta tasa de reconocimiento y son eficaces para zonas de tránsito frecuente. Permiten la identificación en condiciones extremas como de escasa iluminación o incluso con el uso de cubrebocas.
- WhatsApp. Gracias a los últimos avances tecnológicos y a los cambios de hábito de los trabajadores, Sesame HR acaba de anunciar el lanzamiento en México de Sesame Whatsapp, un sistema de control de asistencia o checador con tecnología basada en la popular aplicación de mensajería instantánea.
Este nuevo sistema por Whatsapp, permitirá a los colaboradores, utilizar las herramientas con las que a diario se comunican, y de la misma manera, registrar su jornada laboral como si mantuvieran una conversación con algún familiar o amigo, lo que elimina la curva de aprendizaje de nuevas plataformas al no tener que descargar herramientas adicionales. Asimismo, permite un registro automático que se puede consultar en tiempo real desde un software de RH.
“Si bien la idea de esa supervisión constante, casi punitiva, para desempeñarse bien en el trabajo ha cambiado, debido a que está demostrado que los empleados son más productivos cuando están en ambientes más relajados, un sistema de control de horario es una herramienta de información poderosa para el gestor del Recurso Humano, ya que obtiene acceso a información valiosa sobre el uso del tiempo, lo que se traduce en toma de decisiones a la medida de la empresa y justas para los empleados”, concluyó Rayón.